Наверное, перед любой компанией, которая переходит на новый уровень развития и формализует свою деятельность, встаёт вопрос налаживания чёткой, слаженной, продуктивной деятельности каждого из сотрудников. Одним из способов может быть описание деятельности сотрудников в должностных инструкциях.

Что должна содержать в себе инструкция и как её правильно составить?

Что такое должностная инструкция?

Давайте ответим на вопрос «Зачем нужна должностная инструкция?». Инструкция помогает донести до сотрудника устройство компании. Из каких отделов состоит компания и что делает каждый из них. В каком отделе работает сотрудник и что делает его отдел. Инструкция помогает разъяснить задачи сотрудника. Инструкция описывает, какие задачи должен выполнять сотрудник, какие результаты от него ожидаются.

Инструкция описывает область ответственности сотрудника и помогает решать спорные вопросы и противоречия. Инструкция позволяет наладить согласованное взаимодействие подразделений компании.

Инструкция является неким путеводителем для сотрудника. Она описывает, что необходимо знать для полноценного выполнения им своих функций. Какие качества и профессиональные знания, навыки необходимо развивать сотруднику, чтобы вырасти по карьерной лестнице. Инструкция описывает, какие правила установлены в компании и где их можно найти. Определяет, какие правила сотрудник должен знать обязательно.

Можно сказать, что должностная инструкция является руководством действования (или руководством к действию) сотрудника в компании.

А теперь внимание. Инструкция сама по себе не является описанием системы. Она лишь отражает часть системы устройства бизнеса сочень конкретной и узкой точки зрения. С точки зрения сотрудника. Для сотрудника.

Если вы начинаете изменения в своей компании с написания инструкций, приостановитесь.

С чего начать составление должностной инструкции?

Да. Для того чтобы инструкция была действительно инструментом, помогающим каждому сотруднику вашей компании действовать в интересах компании, упорядочивая и направляя его работу, начинать нужно с постановки целей бизнеса.

Согласен. Это сложнее, чем просто скачать шаблон инструкции из интернета, подставить логотип своей компании и распространить среди сотрудников. Однако, такой подход позволит получить работающую, приносящую пользу документацию.

Давайте проследим логическую цепочку построения должностной инструкции, и всё станет на свои места.

Из каких элементов строится инструкция

Давайте возьмём для примера один раздел. Пусть это будет описание должностных обязанностей менеджера активных продаж. А точнее, результатов его деятельности.

Если мы начинаем описание непосредственно с инструкции, то мы невольно начнём описывать своё представление чем «по-идее» должен заниматься менеджер.

«Менеджер активных продаж должен развивать клиентскую базу, выявлять потребности клиентов, осуществлять продажи новым клиентам, поддерживать отношения с клиентами. Он должен выписывать счета, составлять договоры, вовремя передавать документацию в бухгалтерию». И так далее. Конечно, как обычно для наглядности, утрировано.

Вот только есть нюанс. Вы, как владелец бизнеса, ставите перед ним определённые цели. Например, увеличить объём продаж в два раза в течение трёх месяцев.

Что изменится в должностных инструкциях сотрудников Вашей компании, если Вы измените цель бизнеса на текущий год. Например, сохранить текущий объём продаж и увеличить прибыльность бизнеса на двадцать процентов?

Цель бизнеса меняется значительно.

Если при этом инструкции, как руководство к действию ваших сотрудников останутся прежними, как они связаны с Вашей компанией?

Инструкция в полной мере может выполнять своё назначение, если она будет отражать суть и направленность вашего бизнеса для конкретного сотрудника. Если она будет справочником и руководством к действию для каждого из сотрудников компании. Если она будет «вписывать» и регулировать работу и результаты каждого из них.

Можете прикинуть, как могут измениться должностные инструкции в Вашей компании, если Вы сможете сохранить целостность цепочки её построения.

1. Строим дерево целей компании, исходя из её стратегии.
2. Строим дерево показателей, с помощью которых мы будем отслеживать достижение целей.
3. Формируем чёткие области ответственности за результат каждого из подразделений компании.
4. Распределяем (декомпозируем) цели на функциональные подразделения компании. Показатели в виде желаемых и измеримых результатов распределяем по организационным подразделениям и должностям.
5. Определяем систему оценки результатов и распределения вознаграждения.
6. И только после этого описываем, что должен делать (на уровне понятных конкретных действий!) каждый сотрудник.

Чувствуете разницу?

При таком подходе, если компания ставит новую цель, это точно отразится на каждом из сотрудников и изменит его ежедневную работу.

Как в Вашей компании используются должностные инструкции?

• Отражает ли должностная инструкция устройство бизнеса?
• Как изменятся инструкции в случае постановки новых целей бизнеса?
• Какие функции, кроме формального «обязательного», существования выполняют инструкции в Вашей компании?