Эффективные совещания

Далеко не всегда планёрки, совещания и другие совместные события в компании происходят так, как мы того желаем.

На эту тему мы говорили в статьях:

• Как эффективно проводить планёрки;
• Как сделать планёрку результативной.
• мотивационные лаборатории для вашей компании.

Тема эффективности проведения совместных мероприятий является одной из наиболее «горячих».

Одних только рекомендаций о том, как правильно организовать совместные мероприятия оказывается недостаточно. Недостаточным оказывается и представление руководителей компаний и отделов о том, как сделать планёрки результативными. Вроде бы всё понятно. Как делать и что хочется получить. И вроде всё просто – а нет – не получается сделать как надо.

Совещание, как событие, особенно если оно посвящено не обычным вопросам «Как у нас обстоят дела в компании?», а вопросам развития, изменений, должно быть управляемым. Это значит, что это событие должно быть спланировано. Это значит, что участники должны быть подготовлены к событию. Должны иметь ответы на чётко поставленные вопросы. Да и само событие должно быть управляемым. Так легко «начать за здравие, а закончить за упокой». Можно легко уклониться от темы и всё отведённое время обсуждать второстепенные задачи, упуская главное.

Когда считать совещание эффективным?

• После совещания произошли изменения, разговоры перешли в действия, действия привели к результату
• Целесообразно использовали время:
  • Сложность решаемой задачи адекватно потраченному времени
  • В запланированное время решили запланированные задачи
• Все присутствующие были вовлечены, никто не скучал, каждый был задействован
• Говорили по одному, каждый слышал говорящего
• Все участники вышли с единым правильным решением, а не каждый остался при своем мнении.

Когда актуально приглашать внешнего модератора для проведения совещания?

• Совещание посвящено принятию стратегических решений. Снять нагрузку с руководителя, чтобы он мог полноценно участвовать в решении вопроса.
• При решении внутренних конфликтов. Внешний модератор не вовлечен в конфликт.
• Когда необходимы алгоритмы по быстрому принятию решению
• Когда необходима методология по проведению планерки
• Когда необходимо привнести новые правила взаимодействия в компанию
• Когда необходимо повысить тонус сотрудников, развить динамику группы

Для тех, кто хочет проводить совместные события внутри компании эффективно, предлагаем рассмотреть возможность поддержки в их подготовке и управлении.

Подготовка мероприятия включает:

• Определение цели;
• Формирование требований, критериев оценки результата;
• Формирование списка задач;
• Распределение действий между участниками;
• Планирование мероприятия;

Управление мероприятием можно доверить модератору, который будет формировать и поддерживать правила взаимодействия между участниками группы. Модератор помогает решить задачу и уложиться в отведённое для этого время.

Сделать совещания эффективными

[contact-form 3 "Запрос"]