Как обеспечить исполнение регламентов

Наверное, в каждой компании, старающейся упорядочить свою деятельность, существует ряд регламентирующих документов. Они созданы исходя из предпосылки сделать работу компании более структурированной, оптимизированной, управляемой. Однако всегда ли выполняются договорённости и правила, описанные в документах?

Давайте рассмотрим, какие существуют способы обеспечения выполнения установленных правил.

Создание регламентов

Почему, как и зачем создаются регламенты?

Очевидно, что регламенты нужны там, где не достаточно просто здравого смысла сотрудников и необходимо упорядочить деятельность. Возможно, каждый из сотрудников самоотверженно может делать то, что действительно считает наиболее уместным и полезным для компании. Действия сотрудников могут быть уместны с точки зрения сотрудников, и не адекватны с точки зрения компании в целом. Для того, чтобы определить правила действий, взаимодействия и создаются правила, которые находят отражение в регламентирующих документах.

Основное назначение регламентов – обеспечить исполнение установленных правил. А это в свою очередь может иметь цель сократить трудоёмкость процессов, коммуникационные издержки, обеспечить единообразие стандартов и так далее.

Правила могут формироваться стихийно, подчиняясь исторически сложившимся закономерностям. Могут быть «спущены сверху» руководителем, так как он «знает лучше».

Оптимальным способом разработки правил может быть сочетание двух направлений. Сотрудники «на местах» гораздо лучше знают ситуацию. Руководитель обладает системным взглядом и учитывает влияние локальных закономерностей на компанию в целом.

Однозначно должно соблюдаться условие: регламенты должны отражать реальную картину и помогать компании быть эффективной.

Неактуальные неработающие правила никому не нужны.

Введение регламентов в действие

Бывает, что введение регламентов в действие ограничивается подписью директора и оповещением заинтересованных сотрудников о появлении нового регламента.

Зачастую этих действия явно недостаточно для того, чтобы правила вступили в действие.

• Как вы узнаете, что все заинтересованные сотрудники познакомились с новыми правилами?
• Как вы определите, что сотрудники всё поняли и готовы работать по новым правилам?
• Как вы определите, что новые правила вступили в действие и выполняются?

Некоторые нововведения привносят незначительные изменения в работе. Некоторые в значительной степени меняют деятельность сотрудников.

Сравните правила, описанные в регламентах с реальной деятельностью. Если регламенты описаны верно и не исполняются, проведите мероприятия по обеспечению ввода регламентов в действие:

• Обучите ваших сотрудников новым правилам. Если недостаточно простого прочтения, проведите разбор новых правил.
• Проведите аттестацию сотрудников. Контроль знаний позволит определить насколько сотрудники поняли что от них требуется и как им следует работать.

Обучение и аттестация могут быть как личными, так и, например, в виде электронных курсов. В дальнейшем это поможет вам, как руководителю, сократить время на обучение новичков. А новым сотрудникам – ускорить процесс адаптации.

Контроль исполнения регламентов

После введения регламентов в действие нужно контролировать их исполнение. Это проверка выполнения установленных правил.

Способ №1. Постоянный контроль действий

Наиболее трудоёмкий способ – это тотальный контроль действий сотрудников. В этом случае руководитель постоянно наблюдает за деятельностью сотрудников и «пинает» их. На такой контроль уходит очень много времени руководителя. При этом одной из функций руководителя становится «надзирание».

Может быть уместен при определённом стиле управления и на первых порах приспособления к новым правилам.

Способ №2. Контроль показателей

Более эффективный способ. Он направлен не на действия, а на результаты сотрудников.

Для реализации этого способа необходимо выделить показатели, на основании которых можно контролировать исполнение правил. Для выбранных показателей определить нормативные значения. Контроль в этом случае значительно упрощается. Внимание руководителя можно направлять только в те области, где происходит невыполнение нормативов.

Способ №3. Автоматизация процессов

Ключевые процессы могут быть «зашиты» в информационную систему, которая поможет поддерживать исполнение установленных правил. В этом случае сотрудник не сможет, например, перейти к исполнению следующего шага пока не в информационной системе не будут отражены все необходимые результаты текущего этапа.

Могут быть применены и другие способы обеспечения исполнения регламентов.

Главное чтобы вы точно знали, как именно можно проверить выполняются регламенты или нет.

В вашей компании исполняются установленные правила?

• Насколько регламенты вашей компании являются уместными? Какие основные задачи они решают? На что они направлены?
• Сотрудники вашей компании знают правила, по которым работает компания? Как это можно проверить?
• Установленные в компании правила выполняются? Что можно сделать, чтобы обеспечить их выполнение?