Бывает, что большую часть рабочего времени мы тратим нецелесообразно. Одним из поглотителей времени могут быть планёрки. Как сократить время проведения планёрок и повысить их эффективность?

Большую часть времени на планёрках отдела продаж занимает обзор текущей работы с клиентами. Так ли необходимо ежедневно тратить на это до часа полезного рабочего времени?

Что происходит на планёрке?

Давайте вспомним, как обычно проходят планёрки отдела продаж. Собираются все менеджеры и руководители отделов службы продаж. Каждый менеджер начинает рассказывать о клиентах, с которыми он ведёт работу. Зачастую повествование менеджера ограничивается описанием действий, которые он совершил по отношению к каждому клиенту. При этом не всегда понятно, достиг ли менеджер прогресса в сделке. Это действительно сложно сделать, когда информация не структурирована. Понятно что делал менеджер. Он «звонил», «общался», «встречался», «переписывался». А что сделал? Как я как руководитель отдела продаж могу понять, продвигается сделка к завершению или нет? Результат-то какой?

Почему обзор текущих сделок занимает много времени?

Необходимость в личном подробном выяснении ситуации с текущей работой менеджеров возникает, когда эта информация нигде не фиксируется.

Если менеджеры будут записывать свои действия, вести историю отношений с клиентами, большинство вопросов у руководителя просто не возникнет. Текущая рутинная работа. С ней всё понятно. Время можно будет уделить на нестандартные ситуации, возникшие сложности в работе с клиентами, требующие нестандартных действий, подсказки для менеджера, выработке или корректировке стратегии работы с клиентом.

Почему бывает сложно оценить прогресс возможной сделки?

Обзор прогресса сделки бывает сложно оценить, потому что нет чёткого понимания как клиент продвигается по этапам продажи. По каким критериям мы оцениваем, что клиент перешёл с этапа информированности о компании (например, холодный звонок) на этап заинтересованности в продуктах и услугах компании (выяснена потребность клиента)?

Такая информация может быть очень полезной. Она позволяет руководителю иметь понятное представление о прогрессе развития отношений с клиентами и позволяет делать более обоснованные прогнозы. Причём, когда критерии едины для сотрудников всего отдела, значительно проще составить общую картину по отделу, а не только по каждому менеджеру в отдельности. Менеджеры привыкают думать и действовать в категориях результативности. Когда я отвечаю что я сделал, какого результата достиг, я привыкаю к таким формулировкам и планирую и совершаю свои действия исходя из желаемого результата. Только если меня спросят, как я это сделал, я могу рассказать о том, что я делал. Но не наоборот.

Что можно сделать для повышения эффективности планёрок?

• Попробуйте уделять время на планёрке только важному. Сделайте так, чтобы основную информацию о работе менеджеров с клиентами вы могли получать без личного взаимодействия.
• Попробуйте пользоваться чёткими измеримыми показателями работы сотрудников. Пропишите, какие именно действия должен совершить менеджер (звонки, встречи, выставленные счета и так далее) и сколько их должно быть. Сформулируйте и донесите до сотрудников как именно вы будете оценивать выполнение этих действий. Если это результативный звонок, то в результате договорённость о встрече, выявление потребностей, актуализация данных и прочее.
• Попробуйте ввести инструменты отслеживания прогресса сделки. Зафиксируйте основные этапы, по которым продвигается клиент от первого звонка, например, до получения денег на расчётный счёт. Определите чёткие критерии перехода клиента с этапа на этап. Отслеживайте прогресс в отношениях с клиентом.
• Попробуйте отследить динамику изменения клиентской базы. Сколько новых клиентов пришло, сколько привлечено потерянных, сколько клиентов ушло.

Наличие общей информационной системы и использование чётких критериев работы отдела может сильно увеличить продуктивность личного взаимодействия.

Насколько эффективно вы используете личное взаимодействие?

• Сколько времени вы тратите на планёрки? Вы довольны результатами личного взаимодействия?
• Какие вопросы вы обычно обсуждаете на планёрках? Целесообразно делать это при личном взаимодействии?
• Вы можете оценить работу отдела в измеримых показателях? Насколько такая информация полезна для управления продажами?