Рабочий день руководителя отдела продаж может быть наполнен самыми разнообразными и очень важными делами, которые необходимо решать в срочном порядке. Часто бывает, что все дела просто «не умещаются» в рамки рабочего дня. Как построить свою работу так, чтобы всё успевать?

У меня возникает вопрос «А действительно ли нужно успевать делать всё? Какие дела являются важными?»

Хронометраж рабочего дня

Вы можете самостоятельно поисследовать, из чего состоит рабочий день руководителя отдела продаж.

Планирование отгрузок и поступлений. Построение прогнозов продаж. Создание всевозможных отчётов, как для аналитики, так и для представления руководителю компании. Контроль работы сотрудников. Помощь, разрешение сложных вопросов и спорных ситуаций. Где-то принятие на себя задач своих сотрудников. Приём и обучение новичков. Их сопровождение. Выверка коммерческих предложений. Участие в переговорах с ключевыми клиентами. А ещё и нужно подумать о том, как в следующем периоде выполнить выросший план. Какие способы придумать, чтобы подогреть интерес у потенциальных покупателей и что сделать, чтобы вернуть дебиторскую задолженность… Много всего.

Всё нужно знать и обо всём помнить. Нужно проследить, чтобы всё было выполнено.

Особенно тяжело, а порой и невозможно, сделать все дела, когда нельзя сосредоточиться на чём-то одном. Когда вас постоянно дёргают ваши сотрудники со своими вопросами. Когда рабочий день не имеет структуры и приходится разрываться между несколькими задачами.

В завершении такого дня, обычно чувствуешь просто усталость. А кроме усталости, большую неудовлетворённость оттого, что сегодня опять не удалось сделать запланированное и завтра снова придётся крутиться белкой в колесе.

Почему не всегда удаётся сделать задуманное?

Попробуйте отследить, насколько вам близки такие причины не успевания.

• Размытое представление о целях, сложность в расстановке приоритетов выполнения дел.

Попробуйте определить, выполнение каких дел напрямую связано с достижением вами поставленных целей, а какие являются только поддерживающими или вовсе никак не отражаются на конечном результате.

• Размытая структура рабочего дня.

Насколько вам удаётся на протяжении непрерывного промежутка времени сосредоточиться на решении задачи? Кто, как и почему нарушает структуру вашего дня?

• Высокая трудоёмкость рутинных операций.

Насколько легко и быстро вы можете получать необходимую информацию? Сколько времени у вас уходит на подготовку отчётов? Сколько времени вы тратите на контроль работы своих сотрудников?

Причин может быть и больше. Они могут быть по-разному сформулированы. И большая часть решений находится в области создания и применения системы управления.

На что обратить внимание

Эффективность работы любого руководителя напрямую зависит от эффективности работы его сотрудников. Если отдел в целом, каждый его сотрудник, не может сохранить направленность, структурность своей деятельности, то не сможет этого сделать и руководитель.

Задача руководителя – управление. Организация и координирование работы. Сохранение направленности деятельности отдела на цель.

Если вы хотите сократить время на малополезное общение с вашими сотрудниками, в том числе терять время на избыточный разбор полётов на планёрках и «вытягивание» нужной вам информации из менеджеров – обратите внимание на знание сотрудниками своих целей, задач и главное, ожидаемых результатов.

Если вы хотите большей продуктивности своей и своих сотрудников. Если вы хотите снизить затраты на взаимодействие со смежными подразделениями. Если вы хотите иметь определённые результаты и информацию к определённому времени – обратите внимание на распорядок рабочего дня. Элементарная расстановка контрольных точек, когда должна быть сделана какая-то работа. Или выделение определённого времени на взаимодействие разных отделов сильно снижают временные затраты.

Если вы хотите повысить эффективность работы с информацией, подготовки различных документов, отчётов, постановки и контроля исполнения заданий сотрудниками – обратите внимание на использование информационных систем, инструментов автоматизации.

Не нужно стараться успеть сделать всё. Сосредоточьтесь на главном. Многое может делаться само, если создать для этого необходимые условия.

Насколько эффективно вы используете своё рабочее время?

• Сколько времени вы тратите на взаимодействие с сотрудниками своего отдела? Насколько оно продуктивно?
• Есть ли у вас задачи, требующие вашего внимание в течение непрерывного промежутка времени? Удаётся ли вам сохранить неприкосновенность вашего времени?
• Сколько времени вы тратите на рутинную работу? На что бы вы направили ваши усилия, если бы смогли значительно сократить время на рутину?